1. Klachtenafhandeling

Indien WIKA een afwijking van de ingekochte producten constateert, klaargt WIKA over de leveringen (in geïsoleerde gevallen ook delen van de levering) en stuurt deze terug naar de leverancier. Indien de producten bij WIKA moeten worden bewerkt of gesorteerd om te termijnen na te leven, moet de leverancier voorafgaand aan de bewerking of sortering van de producten de vereiste werkzaamheden overeenkomen en worden de gemaakte kosten doorberekend. Elke klacht wordt aan de leverancier gemeld door middel van een testrapport en heeft gevolgen voor de beoordeling van de leverancier.

2. Toelichting / 8D verslag

Indien WIKA in geval van een klacht een schriftelijke reactie van de leverancier vraagt, wordt het verzoek duidelijk vastgelegd in het testrapport met vermelding van de deadline. De leverancier moet het commentaar als 8D-rapport binnen de termijn naar het e-mailadres 8D-report@wika.de sturen. Indien het niet mogelijk is om de toeliching binnen de vereiste termijn te verzenden, moet de leverancier WIKA hiervan op de hoogte brengen door een kort bericht, inclusief de nieuwe termijn, naar hetzelfde e-mailadres te sturen. Indien de toelichting niet tijdig naar WIKA wordt gestuurd, wordt er een herinnering gestuurd.

3. Technische wijzigingen

Technische wijzigingen van het product of het productieproces bij de leverancier moeten in overleg met WIKA worden gemeld, gepland en in een vroeg stadium worden uitgevoerd. Na elke wijziging behoudt WIKA zich het recht voor om het product opnieuw te bemonsteren of het proces te herwaarderen op basis van een proces van aftekening.

Wijziging op initatief van de leverancier

De leverancier moet de wijzigingen van een goedgekeurd onderdeel aanvragen bij de verantwoordelijke WIKA-hoofdkoper. WIKA beslist intern of de wijziging kan worden uitgevoerd. De wijziging mag alleen worden uitgevoerd na goedkeuring. In overleg met de WIKA Supplier Quality Engineer moet een vooraf opgesteld plan worden voorgelegd dat de levering garandeert totdat de wijziging is goedgekeurd.

De volgende wijzigingen vereisen een nieuwe eerste artikelinspectie:

• Wijziging van het productontwerp
• Wijziging van het materiaal of de stof
• Wijziging van het productieproces van het product
• Toepassing van nieuwe of gewijzigde machines, gereedschappen of apparatuur
• Toewijzing van nieuwe onderleveranciers
• Verplaatsing van productie

Indien een nieuwe/secundaire monstercontrole van het product nodig is als gevolg van technische wijzigingen, zal WIKA monsters bestellen en het eerste artikelinspectiedossier (EMPB-rapport) aan de leverancier bezorgen. De verantwoordelijke WIKA Supplier Quality Engineer moet de omvang van de eerste artikelinspectie overeenkomen.

Wijziging op initiatief van WIKA

Na een wijziging zal WIKA de technische documentatie, zoals tekeningen en/of specificaties, voorzien van een nieuwe index en aan de leveranciers ter beschikking stellen. Op verzoek krijgt WIKA een offerte (kosten en termijnen) en een evaluatie van de productiemogelijkheden van de gevraagde wijziging. De tekeningen worden pas gewijzigd na aanvaarding van de offerte en bevestiging van de productie.

De omvang van de eerste artikelinspectie wordt bepaald door het verantwoordelijke WIKA Commodity Team.

4. Afwijkingsverzoek

Indien een leverancier erkent dat het product afwijkt van de technische documentatie, kan de leverancier WIKA hiervan op de hoogte brengen door middel van een afwijkingsverzoek. De leverancier moet het ingevulde verzoek, inclusief het WIKA-onderwerp en ordernummer, naar de verantwoordelijke Supplier Quality Engineer sturen. Opmerking: de leverancier moet het volledige formulierblad invullen. Extra belangrijk zijn de oorzaak van de storing en de oplossing.

WIKA controleert intern de bruikbaarheid van het product en informeert de leverancier over de beslissing door het verzoek tot afwijking naar de leverancier te sturen. Producten die op grond van een toegestane afwijking worden geleverd, worden bij de beoordeling van de leverancier niet als negatief beschouwd.

5. Procescontrole

WIKA behoudt zich het recht voor om het productieproces en alle processen die relevant zijn voor de levering aan WIKA te allen tijde en na overeenkomst met de leverancier te controleren. Redenen voor een audit kunnen zijn: kwalificatie van een nieuwe leverancier, sluiten van een kwaliteitsborgingsovereenkomst, aanzienlijke verslechtering van de kwaliteitsprestaties van een leverancier, goedkeuring van nieuwe/gemodificeerde oricessen en gereedschappen. WIKA voert procesaudits uit op basis van VDA 6.3. De audit wordt gepland in overleg met de verantwoordelijke instantie van de leverancier. Na het uitvoeren van de audit wordt de leverancier binnen een werkweek, maar normaal gesproken nog op dezelfde dag, op de hoogte gebracht van het resultaat. Indien er verbetermaatregelen nodig zijn vanwege het auditresultaat, moet de leverancier een actieplan opstellen en dit binnen de deadline naar de WIKA Lead Auditor sturen. Indien door de opgetreden afwijkingen een heraudit nodig is, moet de heraudit worden overeengekomen met de verantwoordelijke instantie van de leverancier.

6. Kwaliteit van de serie

Kwaliteitsborgingsovereenkomst

De kwaliteitsborgingsovereenkomst is een door beide partijen geaccepteerd document waarin de basisprincipes van samenwerking worden beschreven, met de nadruk op de activiteiten die verband houden met kwaliteit en productie. De kwaliteitsborgingsovereenkomst (zie bijlage) af te sluiten met de leveranciers die reeds een uitgebreide ervaring en een hoge technische reputatie hebben bewezen in de ontwikkeling, productie, levering van de producten. Het doel van een dergelijke kwaliteitsborgingsovereenkomst is het verminderen of vermijden van kosten als gevolg van garantieclaims (claims wegens productaansprakelijkheid) en het verhogen van de efficiëntie van de samenwerking.

Seriële Testrapport

Het Seriële Testrapport is een inspectiedocument dat de WIKA-testvereisten met betrekking tot het onderdeel beschrijft en dat is overeengekomen met de leverancier. Het doel is om de leverancier in staat te stellen alle WIKA-eisen waaraan moet worden voldaan voor de inkomende inspectie in huis te controleren en te documenteren. Het rapport over de serie kan alleen worden afgesloten op basis van een bestaande kwaliteitsborgingsovereenkomst. WIKA en de leverancier komen na het sluiten van de kwaliteitsborgingsovereenkomst en het rapport over de serie overeen binnen welke termijn de testdocumenten moeten worden verzonden. Als er geen bijzondere eisen worden gesteld (bijv. veiligheidscriteria), is het na verzending van 5 foutloze leveringen niet meer nodig om de testdocumenten te versturen. De seriële testrapporten zijn onderworpen aan de WIKA wijzigingsdienst, d.w.z. dat de technische wijzigingen worden vastgelegd in het rapport over de serie en ter goedkeuring of informatie aan de leverancier worden verstrekt. De leverancier is ook verplicht om de WIKA SQE te informeren over de wijzigingen met betrekking tot de omvang van het seriële testrapport (bv. gewijzigde meetmethode).

Afbakening van het monster

De kwaliteit van speciale kenmerken die niet kunnen worden gemeten, kan worden gecontroleerd door middel van grensmonsters door het creëren van een visuele goedkeuringsnorm. De grensmonsters moeten op de betreffende positie worden gemarkeerd en van een datum en handtekening worden voorzien. De verantwoordelijke WIKA SQE beoordeelt de monsters en keurt ze schriftelijk goed. De leverancier is verantwoordelijk voor de controle van de wijzigingstatus, de bruikbaarheid en de regelmatige controle van grensmonsters.

7. Herstel

Een proces dat de methode, de kwalificatie van de werknemers en de kwalificatie van de onderdelen na verwerking definieert, moet worden gedefinieerd om de onderdelen te kunnen bewerken. De door de leverancier bewerkte onderdelen die op verzoek van WIKA van een speciale markering kunnen worden voorzien en afzonderlijk worden geleverd, moeten voldoen aan alle eisen van de specificatie. De methode en omvang van de bewerking moet met de WIKA SQE besproken en overeengekomen worden.

8. Kwaliteitsdoelstellingen

WIKA behoudt zich het recht voor om kwaliteitsdoelstellingen in de vorm van bijvoorbeeld PPM af te sluiten met geselecteerde leveranciers.

9. Continue verbeteringsproces (Continuous Improvent Process, CIP)

De leverancier moet zijn processen met betrekking tot het productieproces voortdurend analyseren en optimaliseren. De verkregen resultaten worden gebruikt voor het consequent doorvoeren van verbetermaatregelen en het beheersen van de effectiviteit. De maatregeln moeten worden gedocumenteerd en de bijbehorende documenten moeten op verzoek aan WIKA worden overhandigd.

10. Beoordeling van leveranciers

Minstens één keer per jaar voert WIKA een leveranciersbeoordeling uit voor geselecteerde leveranciers. De leverancier krijgt de resultaten en moet een passend actieplan voor verbetering voorleggen aan de verantwoordelijke Lead Buyer.